El día a día de varias de las grandes empresas de nuestro globalizado siglo XXI se vive con una permanente actitud de bomberos tratando de solucionar los problemas de sus cadenas de suministro. Estos oscilan desde cantidades inmanejables de inventarios, daños a los productos en el manejo de las importaciones y exportaciones y problemas en sus líneas de producción. Para las cadenas del sector servicio estamos hablando de otras trabas que no dejan de tener un impacto igual o mayor al del sector manufactura, como la falta de personal calificado, problemas de planificación, acuerdos que superan la oferta que una organización puede brindar, entre otros. Indiferentemente de la línea de negocio, una falla en una cadena de suministro puede condenar a la aparición de reclamos y quejas de su cliente final.
Ahora bien, si este es el panorama con el que luchan las empresas grandes, como será el de las organizaciones pequeñas y medianas; muchas de las cuales no cuentan con un ERP[1] para la coordinación de sus operaciones; están obligadas a trabajar con proveedores de clase C y D; no tiene un acceso a los grandes mercados globales, sus infraestructuras son mediocres y pasan por otro sinnúmero de limitantes que las empresas grandes ni en sus peores pesadillas les tocará vivir.
Pensando en esto, les traemos 5 consejos simples que podrían ayudarlo a solucionar grandes fallas de sus cadenas de suministro (indiferentemente del tamaño de la organización):
- Información en la nube: El valor de la información a lo largo de una cadena de suministro no tiene precio, por lo que si bien es hasta cierto punto entendible la ausencia de un ERP por sus costos elevados, es totalmente inadmisible que una empresa en el 2016 no maneje los beneficios que la nube le puede brindar para el almacenamiento y conectividad de la información. Toneladas de papel pueden eliminarse al trabajar con documentos electrónicos, sin mencionar las horas de búsqueda por un documento en el archivero de la oficina.
- Documenta tus procesos: Más que nunca las empresas necesitan mantener el conocimiento organizacional en sus operaciones. No solo estamos hablando de los procesos, sino de puntos clave como requisitos de clientes y particularidades de su producto. La rotación de personal es un “cáncer” propio de la competencia entre las organizaciones y muchas empresas (particularmente las PYME) han pasado por grandes dificultades tratando de sostener su crecimiento, a la vez que están entrenando personal nuevo todos los meses. Tener documentadas las actividades de una organización puede acelerar el aprendizaje sobre cómo manejar una exportación, operar una máquina o clarificar de dónde sale la información necesaria para los reportes que su cliente estrella pide mensualmente. Lineamientos como los que presenta ISO 9001 con su gestión de riesgos, visión por procesos y mejora continua pueden ayudar a asegurarse que todos los colaboradores de su empresa saben que hacer y porque lo están haciendo.
- Desarrolle a sus proveedores: Las cadenas de suministro necesitan de proveedores con cierto nivel de confiabilidad. Todavía a 2016 es difícil encontrar un proveedor que llene todos los requisitos necesarios para satisfacer a nuestros clientes finales, aún más en mercados pequeños como los latinoamericanos. En lugar de quejarnos de esto o utilizar a nuestro proveedor como una excusa ante nuestro cliente, una dinámica interesante puede ser ayudar al crecimiento de un proveedor y la mejora de sus rendimientos. El concepto de desarrollo de proveedores no es uno nuevo. Toyota por ejemplo es muy famoso por escoger proveedores promedio y ayudarlos a desarrollarse. Este tipo de iniciativas tiene que ir acompañada con algunas regulaciones de exclusividad y un buen programa de evaluación, pero son esfuerzos adicionales que impactan directamente en la entrega de un mejor producto o la provisión de un mejor servicio.
- “Automatice” sus cuentas por pagar: Los años de revisar las órdenes de compra versus los “Proof of Delivery” (POD) y las facturas han quedado atrás. Todos estos documentos se pueden verificar electrónicamente y la realidad es que si promueves este tipo de iniciativas entre tus proveedores bajo la premisa de que sus pagos pueden ser más expeditos, hay pocas probabilidades de que se quejen por tener que escanear estos papeles.
- Considera los sistemas de información: No podemos manejar todas nuestras operaciones con hojas de Excel y tablas dinámicas. El internet está lleno de sistemas de información “web-based” que proveen opciones más económicas que ERPs más tradicionales, como SAP o Microsoft Dynamics. Desde manejo de inventarios, hasta sistemas para el control de facturación, publicidad, cotizaciones y la gestión por proyectos se pueden encontrar con la ayuda de nuestro buscador. Inclusive muchos de estos sistemas pueden conectarse entre ellos para sacar un mayor provecho de la información que manejamos en nuestras operaciones. La mayoría ofrecen versiones gratis (sino es que las versiones completas son gratis) que solo requieren la creación de una cuenta en sus sitios para poder ser utilizadas.
¿Consideras que alguna de estas podría ayudarte a mitigar las fallas dentro de tu cadena de suministro?
Mejora de procesos
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[1] Por sus siglas en ingles, Enterprise Resource Planning, son sistemas de información para la planificación y el manejo de los recursos de una organización.
