La vida de los profesionales de nuestra actualidad nos ve incluidos en las trincheras de los proyectos, interactuando con personas de distintas industrias (por no mencionar distintas personalidades), en ocasiones pasando largas noches de horas extras de trabajo intentando descifrar como superar esa última traba que se presenta como un nuevo atentado al logro de nuestras tareas. Esto solo pinta un escenario en el que nos mantenemos esperando con ansías la oportunidad de liderar un proyecto, con el ideal de “llevar el barco hacia buenas aguas”. Un tiempo pasa hasta que un día, casi inesperadamente, te llega la oportunidad soñada; se te ha informado que serás el nuevo líder del proyecto insignia de la organización, y aunque, tus conocimientos sobre gestión de proyectos son bastos e inclusive has conseguido varias certificaciones profesionales al respecto, no puedes dejar de pensar por un segundo que liderar un proyecto tan importante está lleno de amenazas que presentan grandes riesgos para un joven gerente de proyectos como tú. Tu mente se llena de dudas rápidamente y solo vuelves a la calma al recordar los consejos que tus asesores de R&D te dieron para manejar exitosamente semejante responsabilidad.
El ambiente de las consultorías nos ha permitido vivir algunas de las situaciones más enriquecedores para el manejo de la gestión de proyectos. En esta ocasión te presentamos cinco principios para diseñar un proyecto exitoso:
- Identifica claramente para quien es el proyecto y muéstrales el objetivo del proyecto como algo tangible: Un proyecto debe tener claramente definido sus partes interesadas y hacia quien está orientado el resultado final. Presentar un objetivo como “mejorar el proceso X” no es suficiente y dependiendo del contexto bajo el que se desarrolle el proyecto, se deberá traducir a bienes económicos, nuevos espacios libres, reducciones de tiempos o generación de nuevos productos. No hay forma de diseñar un proyecto ganador sino sabemos que es valioso para el grupo beneficiado por la solución de nuestro proyecto.
- Planifica para actuar: Los errores de planificación pueden resultar en enormes sobrecostos e inclusive tener repercusiones legales que aseguraran una corta trayectoria en tu camino de gerente de proyectos. Más allá de los presupuestos, cronogramas, obtención de recursos y planes de mitigación de riesgos, una buena planificación te dará la invaluable oportunidad de mantener a tu equipo en una posición de “actuar” constante durante la fase de ejecución del proyecto, evitando de este modo regresar a la fase de planificación innecesariamente.
- Amárrate al alcance del proyecto: El desarrollo del proyecto debe seguir la planificación inicial del mismo, y si bien, en ocasiones se tendrán que realizar ajustes, el alcance debe permanecer inamovible, aun ante cualquier instinto de querer satisfacer caprichos inesperados de tu cliente. El alcance es la referencia madre del proyecto; todas las actividades ejecutadas deben responder a él y cualquier necesidad de ajustarlo originará un segundo proyecto independiente o como mínimo, el establecimiento de un control de cambios formal.
- Dale importancia a la historia, pero no en exceso: Al armar el equipo de trabajo, incluye a aquellos colaboradores que tienen experiencias directas con el área en el que se desarrolla el proyecto. Los colaboradores con 10+ años de experiencia en una organización suelen conocer historias de proyectos previos relacionados que tienen mucho valor para la planificación. Sin embargo, no amarres tus sugerencias y soluciones a la historia. Que alguna herramienta no se haya podido aplicar en el pasado, no significa que no se podrá implementar en el futuro.
- Vender el proyecto es parte del proyecto: Los proyectos encuentran valor en la gente que obtendrá el beneficio de los mismos, por lo que el mercadeo del proyecto no puede ser subestimado. El apoyo de la alta dirección es clave para su éxito. Estas personas deben estar informadas sobre desarrollo del proyecto y si su disponibilidad no permite incluir reuniones de seguimiento se deberán compartir boletines, informes, videos u otros tipos de media que les dejen saber sobre el avance y necesidades de recursos adicionales.
Estos son cinco conceptos que te pueden ayudar a diseñar un proyecto ganador. Únete a nuestra conversación y comenta que otro principio consideras es de valor para asegurar que tu proyecto triunfará.
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